Кадри і зарплата

Аванс на відрядження ─ безготівково, за кордон – у гривні!

Як пам’ятаємо, ще восени постановою КМУ від 03.11.2019 № 918 були внесені корективи до постанови КМУ “Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів” від 02.02.2011 р. № 98 (далі ─ Постанова № 98). Нею якраз і була передбачена видача авансу на відрядження шляхом перерахування на картку працівника та можливість надання гривневого авансу на закордонне відрядження.

Звісно, ця постанова поширюється тільки на бюджетні установи та підприємства, що отримують бюджетні кошти на виконання бюджетних програм. Однак податківці деякі норми з постанови № 98 пробують застосовувати і до госпрозрахункових підприємств.

Тепер же аналогічні норми і низку додаткових змін внесено наказом Мінфіну від 13.04.2020 № 155  і до Інструкції про службові відрядження по Україні і за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998  № 59 (далі – Інструкція № 59). Саме на основі цієї Інструкції Мінфін і ДПС радять госпрозрахунковим підприємцям затверджувати власні положення про відрядження. Які ж новації містить Інструкція № 59?

По-перше, аванс на відрядження перераховується на поточний рахунок працівника чи рахунок підприємства, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних  платіжних карток. Готівку дозволено видавати тільки для забезпечення готівкою на відрядження працівників держорганів і військових формувань,  які виконують завдання і повноваження з розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності (п. 4 р. І Інструкції № 59).

По-друге, підприємство, що відряджає працівника у відрядження за кордон, забезпечує його авансом у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США/євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження. Якщо при видачі (перерахуванні) авансу загальна сума в іноземній валюті має дробову частину, можливе застосування арифметичного правила округлення до повної одиниці  (п. 5 р. ІІІ Інструкції № 59).

Не дозволяється направляти у відрядження та видавати (перераховувати) аванс працівнику, який не відзвітував про витрачені кошти в попередньому відрядженні (п. 20 р. ІІІ Інструкції № 59).

По-третє, залишок коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, підлягає поверненню працівником на відповідний рахунок підприємства, установи, організації, що їх видали (у разі відрядження за кордон ─ у грошових одиницях, в яких було видано аванс), у встановленому законодавством порядку.

По-четверте, заробітна плата перераховується відрядженому працівнику на його поточний рахунок, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або у визначених законодавством випадках переказується поштою на прохання працівника за рахунок підприємства, що його відрядило(п. 3 р. ІІ Інструкції № 59).

По-п’яте, якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути зазначені кошти у встановленому законодавством порядку на відповідний рахунок підприємства (або до каси підприємства у разі отримання авансу готівкою).

Оформлення та зміст наказу (розпорядження) про направлення у відрядження теж оновлені, відповідні норми викладені у новій редакції.

У відрядження працівника направляє  керівник підприємства або його заступник, оформлюючи наказ (розпорядження), у якому зазначаються:

  • мета виїзду, завдання (за потреби);
  • пункт призначення (місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування підприємства, установи або організації, куди відряджається працівник);
  • строк (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження)
  • джерело фінансового забезпечення витрат на відрядження
  • за потреби інші ключові моменти; вид транспорту, інформація про додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження, у разі їх встановлення керівником), після затвердження кошторису витрат.

Якщо  працівника направляють у службове відрядження за запрошенням подається його копія (для закордонного відрядження  – з перекладом) та за наявності програма заходів (п. 1 р. ІІ і п. 1 р. ІІІ Інструкції № 59).

У відрядження за кордон працівника у наказі (розпорядженні) керівника також зазначають: державу або держави, місто або міста призначення, інші населені пункти, також  маршрут поїздки у разі відрядження на службовому автомобілі. Строк відрядження визначається керівником, але не може перевищувати 60 календарних днів, за винятком випадків, передбачених постановою №  98.

Відшкодування витрат і підтвердні документи

Підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України “Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг” від 06.07.95 № 265/95-ВР (далі – Закон № 265) та ПКУ, а також документи, визначені цією Інструкцією. У разі відрядження за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном у зв’язку з таким відрядженням витрат, оформлюються згідно із законодавством відповідної держави (п. 14 р. І Інструкції № 59). Ось тут дійсно виникають питання, оскільки Інструкція № 59 не може встановлювати додаткові види розрахункових документів. Це суперечить вимогам ПКУ та Закону № 265.

Працівнику відшкодовуються (за наявності документального підтвердження оплати) понесені у зв’язку зі службовим відрядженням комісійні витрати у разі обміну валюти, суми комісійної винагороди за надані банком послуги, пов’язані з використанням платіжних карток та готівки (з урахуванням особливостей системи фінансових розрахунків у державі відрядження), зокрема відшкодовуються витрати, пов’язані з перерахуванням авансу на поточний рахунок працівника; поверненням коштів з рахунку працівника на відповідний рахунок підприємства; переказом грошових коштів електронними засобами – у безготівковій формі; проведенням безготівкових розрахунків у валюті, відмінній від валюти рахунку платіжної картки; отриманням готівки із застосуванням платіжної картки; конвертацією готівкової іноземної валюти у національну валюту держави відрядження; отриманням виписки банка-емітента платіжної картки.

Уявімо, що з поточного особистого рахунку з використанням власної картки списано банківську комісію під час безготівкових розрахунків і цю суму відшкодували працівнику, то податківці це розглядатимуть таку суму як додаткове благо з оподаткуванням.

Також питання виникають і щодо строків звітування про понесені витрати у закордонному відрядженні, визначений п. 17 р. ІІІ Інструкції № 59). Там сказано:  після повернення з відрядження працівник зобов’язаний до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, виданих на відрядження. Однак 5-денний строк діє тільки для надання авансового звіту про витрачання у відрядженні готівкового авансу. У разі ж надання авансу шляхом зарахування коштів поточний рахунок працівника чи підприємства та використання коштів із застосуванням платіжних карток дій триденний строк для звітування, встановлений пп. 170.9.3 ПКУ. Податківці завше наголошували, що такий строк звітування не залежить від того, з застосуванням власної чи корпоративної картки використані кошти.

Тож оновлені норми Інструкції № 59 інколи суперечать ПКУ й тому використовувати норми цієї Інструкції треба обережно.

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *