ПРАЦІВНИКИ У ВІДПУСТЦІ БЕЗ ЗБЕРЕЖЕННЯ ЗАРПЛАТИ: ЯК ЗАПОВНИТИ ЗВІТ З ЄСВ І 1ДФ!
Кадри і зарплата,  Податки

Працівники у відпустці без збереження зарплати: як заповнити звіт з ЄСВ і 1ДФ!

Юрособи або ФОП, які не використовують працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, Звіт за найманих працівників (Форма № Д4) до податкових органів не подають (п. 11 розд. II Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Мінфіну від 14.04.2015 № 435).

Якщо ж на підприємстві є укладені трудові чи цивільно-правові договори, то навіть у випадку, коли не було жодних нарахувань, обов’язково формується й подається Форма № Д4.

Як правильно у цьому випадку заповнити реквізити таблиці 1 і таблиці 6 Форми № Д4?

У заголовній частині таблиці 1 Форми № Д4 слід звернути увагу на загальний реквізит 15, у якому зазначають, зокрема такі відомості:

  • «Середньооблікова кількість штатних працівників за звітний період, осіб» і «Облікова кількість штатних працівників»  ― включає усіх працівників, у т.ч. тих, які перебувають у відпустці без збереження зарплати;
  • «Кількість осіб, які виконували роботи (надавали послуги) за договорами цивільно-правового характеру»включає всіх осіб, з якими укладені й чинні ЦПД (незалежно від того, нараховувався дохід у звітному місяці чи ні);
  • «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховано заробітну плату (крім осіб. яким у звітному періоді нараховано грошове забезпечення)»  включає тільки тих працівників, яким нараховані виплати у звітному періоді. Якщо ж у застрахованої особи цілий місяць була відпустка без збереження зарплати, то її не включають до цього показника.

У таблиці 6 Форми № Д4 ─ якщо цілий місяць була відпустка без збереження зарплати.

Реквізит 09 «Код категорії ЗО» відповідає фактичному статусу застрахованої особи у відносинах зі страхувальником: для найманого працівника ─ 1; для працюючого інваліда─ 2.

Цей показник заповнюється навіть коли відпустка без збереження зарплати тривала повний місяць або працівник цілий місяць хворів і ще не надав листок непрацездатності чи відпускні були отримані в попередньому місяці.

Реквізит 14 «Кількість календарних днів без збереження заробітної плати» ─ зазначають кількість календарних днів відпустки без збереження зарплати та кількість днів тимчасового звільнення від роботи на підставі довідки по догляду за хворою дитиною. Цей показник заповнюється обов’язково, ці дані використовують центри зайнятості і відділення Фонду соцстраху під час нарахування і контролю страхових виплат.

Реквізит 15 «Кількість днів перебування у трудових / ЦП відносинах протягом календарного звітного місяця» заповнюється в кожному звітному періоді. Відсутність даних про суми заробітної плати за звітний місяць(перебування повний місяць у відпустці: черговій, без збереження заробітної плати, тощо) не впливає на обов’язковість заповнення цього реквізиту, крім випадків перебування у відпустці по догляду за дитиною до трьох та шести років.

Реквізити 17, 18, 19, 21 таблиці 6 Форми № Д4 – не заповнюються, якщо за відповідний звітний період не було  нарахувань ні в поточному, ні в попередніх місяцях.

Реквізити 22-25 таблиці 6 Форми № Д4 заповнюються у загальному порядку навіть, якщо у звітному місяці не було нарахувань.

Але перебування працівника повний місяць у відпустці без збереження заробітної плати не гарантує наявності страхового стажу. До страхового стажу буде зарахований  повний місяць лише  для тих працівників, за яких буде сплачений ЄСВ у сумі не меншій за мінімальний страховий внесок (1039,06 грн). Якщо сплачена за працівника менша сума ЄСВ ─ до страхового стажу буде зарахована лише частина місяця.

У формі № 1ДФ  у графі «Працювало за трудовими договорами» зазначають максимальну кількість працівників, які фактично працювали за трудовими   договорами протягом звітного кварталу із урахуванням прийнятих та звільнених працівників протягом звітного періоду (Єдина база податкових знань, категорія 103.25).

Але у цій же категорії податківці зазначають, що у графі «Працювало за трудовими договорами» не відображаються:

  • особи, призвані на строкову військову службу, військову службу за  призовом під час мобілізації, на особливий період, або прийняті на військову службу за  контрактом у разі виникнення кризової ситуації, що загрожує національній безпеці;
  • у відпустках по вагітності та пологам, по догляду за  дітьми, у відпустці без збереження зарплати, тощо, незалежно від того, нараховувався їм дохід чи ні.

З огляду на ці роз’яснення, виходить, що не потрібно враховувати до зазначеного показника тих працівників, які протягом усього звітного періоду перебували у відпустці без збереження зарплати (це може бути рідко, скажімо, коли особа перебуває у відпустці без збереження зарплати по догляду за дитиною від 3-ох до 6-ти років). Аналогічні роз’яснення можна побачити на сайтах регіональних ДПС (наприклад, тут).

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *