Вісім поширених помилок під час оформлення наказів!
Кадри і зарплата

8 поширених помилок під час оформлення наказів

Помилилися в номерах наказів чи строках їх зберігання або нечітко прописали зміст, щось упустили, то хіба це таке вже серйозне порушення?

Однак накази часто, по суті, є первинним документом для певних подій (господарських операцій). На підставі наказів приймають на роботу, звільняють. встановлюють доплати та надбавки, нараховують відпускні, компенсують виплати й нараховують зарплату за дні відрядження.

Перевірки ж Держпраці не обмежені строком давності. Це означає, що інспектор праці врахує усі допущені при оформленні наказів недоліки і помилки, відсутність наказу (або інформації в ньому), щоб констатувати порушення законодавства з вельми неприємними фінансовими штрафами. Адже такі помилки виправити «заднім числом» неможливо.

Аби не допускати помилок під час складання проектів наказів, присвоєнні реєстраційних індексів і не поєднувати непоєднуване треба зазирнути до таких нормативних актів:

  • Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мінюсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578);
  • Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, організаціях, затверджені наказом Мінюсту від  18.06.2016 № 1000/5 (далі – Правила № 1000).

Однак ці нормативні акти дуже об’ємні і дуже складні для розуміння. Та й звідки час у інспектора з кадрів та у бухгалтера (який часто займається й кадровою роботою) вивчати правила діловодства? Це справа служби діловодства, що є далеко не на всіх підприємствах.

У результаті – допускаємо кілька типових помилок під час оформлення наказів!

Помилка 1 – дуже поширена

Усі накази з кадрових питань нумеруються послідовно з додаванням індексу «к» або «п» і реєструються в одному журналі реєстрації наказів з кадрових питань. А яка різниця ─ головне щоб був наказ!?

І тут маємо не одну, а відразу три помилки: усім кадровим наказам присвоюється однаковий індекс, послідовна нумерація для всіх, реєстрація в одному журналі.

У чому суть помилок і як їх уникнути?

Перше ─ треба визначитися зі строком зберігання наказу залежно від  його призначення і змісту. Скільки має зберігатися конкретний наказ з кадрових питань: 75 років чи 5 років?

Відповідь шукаємо у ст. 16 Переліку 578. Серед наказів з кадрових питань тимчасового зберігання (до 10 років): про стягнення (оголошення догани), надання щорічних оплачуваних відпусток працівникам (крім додаткових відпусток у зв’язку зі шкідливими, важкими та небезпечними умовами праці) та відпусток у зв’язку із навчанням, короткострокові відрядження у межах України та за кордон.

Перелічені накази зберігаються 5 років відповідно до ст. 16-б Переліку № 578.

Друге ─ накази з кадрових питань тимчасового (до 10 років) і тривалого (понад 10) окремо нумеруються в межах календарного року і відповідно мають різні  реєстраційні номери (індекси).

Третє ─ реєстраційний номер наказу складається, як правило, з  цифри з доданням індексу, який позначає, до якого виду належить кадровий наказ і який строк його  зберігання (тимчасове чи тривале). Відповідно накази реєструються в різних журналах залежно від буквеного індексу.

Звідки береться цей індекс? Порядок реєстрації наказів та буквені індекси визначаються в інструкції з діловодства підприємства. Держархів рекомендує використовувати такі індекси: для наказів з кадрових питань тривалого зберігання ─ «к/тр», а тимчасового  ─ «к/тм», але можуть вводитися й окремі буквені індекси для наказів про відпустки чи про відрядження чи про встановлення надбавок і доплат (якщо їх кількість – значна).

Як розібратися з індексами, які індекси для різних видів наказів використовувати розглянемо на навчальному курсі «Кадровий облік».

Помилка 2 – поєднання непоєднуваного

Виданий один наказ з кадрових питань про надання щорічної основної відпустки і щорічної додаткової відпустки за шкідливі та важкі умови праці.

Це неприпустимо. Аби визначитися, до якого виду віднести кадровий наказ потрібно  проаналізувати зміст наказу і звернутися до Номенклатури справ, яка має бути розроблена на підприємстві (в кожному структурному підрозділі) з урахуванням строків зберігання документів, визначених Переліком № 578.

В чому помилка? Строк зберігання наказу  про надання щорічної основної відпустки ─ 5 років, а наказу про надання щорічної додаткової відпустки за шкідливі та важкі умови праці ─ 75 років, тому це мають бути окремі накази з різними реєстраційними номерами (індексами).

Як скласти Номенклатуру справ для відділу кадрів і для бухгалтерської служби розглянемо на навчальному курсі «Кадровий облік» (в подарунок – готові зразки цих документів!).

Помилка 3 – допомога на оздоровлення в наказі про відпустку

У наказі про надання щорічної основної відпустки вказано «з наданням матеріальної допомоги на оздоровлення у розмірі посадового окладу» ─ колдоговором (положенням про оплату праці) передбачена така виплата.

Що тут не так? Відповідь шукаємо знову у ст. 16-б Переліку № 578 і вона проста: наказ про надання щорічної основної відпустки ─   зберігається 5 років, а накази про надання матеріальної допомоги  працівникам ─ 75 років.

Помилка 4 – кілька примірників одного наказу

На підприємстві видається по 3 примірники наказів, один залишається у службі діловодства (канцелярії чи іншому підрозділі, що готував проект), а інші направляються у структурні підрозділи,  яких це стосується.

Оригінал документа (наказу) може бути тільки один і він долучається до відповідної справи, утвореної за номенклатурою (для збереження оригіналів у автора).

Копії створюються в необхідній кількості для внутрішнього використання на підприємстві (за потреби) відповідно до вимог гл. 10 р. ІІ Правил № 1000.

Порядок засвідчення копій визначають у інструкції з діловодства, а повноваження стосовно права засвідчувати копії прописують також у посадових інструкціях працівників.

Помилка 5 – у розпорядчих документах з кадрових питань відсутнє ДІЄСЛОВО

 У наказі немає констатуючої частини та дієслова (розпорядчої дії), а зміст розпорядчої частини дуже розмитий, скажімо, «звернути увагу на недоліки в роботі».

У розпорядчих документах з кадрових питань (особового складу) розпорядча частина починається, як правило, з дієслова у формі інфінітива: “ПРИЙНЯТИ”, “ПРИЗНАЧИТИ”, “ПЕРЕВЕСТИ”, “ЗВІЛЬНИТИ”, “ВІДРЯДИТИ”, “НАДАТИ”, “ОГОЛОСИТИ” тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядчого документа, і малими – його ім’я та по батькові (п. 7 гл. 9 р. ІІ Правил № 1000).

На навчальному курсі «Кадровий облік» розглянемо близько 40 різних видів наказів і ці зразки ви зможете надалі використовувати.

Помилка 6 – відсутність інформації про умови праці в розпорядчій частині наказу

У наказі про прийняття працівника не зазначені умови оплати (посадовий оклад), а вказано «посадовий оклад згідно зі штатним розписом».

 Тут маємо одразу і порушення правил діловодства, і законодавства про працю.

По-перше, у разі призначення або звільнення працівника зазначаються повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат (абз. 3 п. 7 гл.9 р. ІІ Правил № 1000).

По-друге,  у разі прийняття працівника на роботу з ним обумовлюються умови оплати праці. Якщо ж трудовий договір укладається шляхом надання заяви кандидатом і видання керівником наказу про прийняття на роботу, то в цьому наказі мають бути чітко визначені посадовий оклад (тарифна ставка) та постійні види надбавок і доплат.

Судова практика: за відсутність умов оплати праці у наказі про прийняття на роботу, зокрема доплати за роботу у шкідливих умовах праці,  ГУ Держпраці був застосований штраф  ─ адміністративний окружний суд визнав його правомірним (постанова Дніпропетровського окружного адміністративного суду від 16.08.2017 у  справі № 804/2806/17). ВСУ підтримав рішення першої і апеляційної інстанції (постанова ВСУ від 25.04.2018 у справі № 804/2806/17).

Помилка 7 – використання довільної форми наказу без дотримання ДСТУ

Підприємство використовує довільну форму (не затверджену) з інтернету.

Краще за все використовувати типові форми наказів (розпоряджень) № П-1, № П-3, № П-4, затверджені наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489. Інспектор праці зачасту вимагає, щоб під час оформлення наказів про прийняття на роботу, надання відпусток, звільнення з роботи застосовувалися саме ці типові форми.

 Судова практика невтішна: вимога щодо застосування типових форм, передбачених наказом № 489) була визнана судом правомірною, і фінансовий штраф – теж (ухвала ВАСУ від 31.10.2017  № К/800/10207/17|804/6752/16).

За загальним правилом бланки розпорядчих документів повинні затверджуватися розпорядчим актом підприємства, керівник приймає рішення про спосіб виготовлення бланків (гл. 2 р. ІІ Правил № 1000).  Однак при створенні бланків має бути дотримано вимог ДСТУ 4163-2003 (наказ Держспоживстандарту від 07.04.2003 № 55).

Помилка 8 – документи-підстави для видання наказів з кадрових питань зберігаються разом з оригіналами наказів

Підприємство зберігає заяву про прийняття працівника на іншу роботу разом із наказом про переведення.

 Заяви працівників та інші документи, що є підставою для видання наказу з кадрових питань, зберігаються окремо від самих наказів, а саме:

● в Особовій справі працівника: заява про прийняття на роботу, трудовий договір (контракт), заява про зміну біографічних даних, про переведення на іншу роботу,  заява про звільнення;

● ті ж документи, що не ввійшли до особової справи, зберігаються у інших справах, визначених Номенклатурою справ підприємства.

На навчальному курсі «Кадровий облік» ми проаналізуємо усі ці нормативні акти, розробимо десятки зразки наказів і інших документів, які найчастіше зустрічаються у діяльності підприємства, й надалі будемо ними користуватися у роботі!

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *