Чи може засновник поїхати у відрядження з компенсацією витрат
Кадри і зарплата,  Перевірки,  Податки

Чи може засновник поїхати у відрядження з компенсацією витрат

Про це запитують досить часто, адже йдеться не про працівника підприємства. То чи можна направити засновника у відрядження з компенсацією витрат (без оподаткування)?

Службовим відрядженням є поїздка працівника:

  • за розпорядженням керівника підприємства, установи та організації;
  • на певний строк до іншого населеного пункту;
  • для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи за наявності; документів, що підтверджують зв’язок з основною діяльністю підприємства (п. 1 розд. І Інструкції про службові відрядження  в    межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну  від 13.03.1998 р.  № 59).

По-перше, тут ключове слово – працівник, тому засновник, який одночасно є директором підприємства, безумовно може їздити у відрядження. Якщо ж засновник не призначений на посаду директора, то для нього така поїздка не є службовим відрядженням у повному розумінні.

Проте дивно виглядало б, коли директор, який є найманим працівником, не може направити у відрядження засновника підприємства (приймає ж таке рішення засновник чи орган управління).

Тому аби убезпечити себе від претензій податківців та з огляду на деякі їхні роз’яснення, варто прописати порядок направлення засновників і членів керівних органів у відрядження. Також має бути рішення засновника (засновників, учасників товариства), розпорядчий акт про направлення у відрядження.

По-друге, право на відшкодування витрат (без оподаткування ПДФО й військовим збором) передбачено для членів керівних органів підприємств, установ, організацій передбачене абз. 2 пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ.

Хто належить до членів керівних органів підприємств?

Посадовими особами товариства визнаються голова та члени виконавчого органу, голова ревізійної комісії (ревізор), а в разі створення ради товариства (спостережної ради) – голова і члени цієї ради  (лист Мінюсту 08.02.2012 р.  № 10-0-3-12/8.1)

Органами управління товариством є загальні збори його учасників і виконавчий орган, якщо інше не встановлено законом (ч. 2 ст. 97 ЦКУ).

Згідно зі ст. 99 Цивільного кодексу України:

  • загальні збори учасників товариства своїм рішенням створюють виконавчий орган та встановлюють його компетенцію і склад;
  • виконавчий орган товариства може складатися з однієї або кількох осіб;
  • назвою виконавчого органу товариства відповідно до установчих документів або закону може бути “правління”, “дирекція” тощо.

Відповідно до ст. 65 Господарського кодексу України:

  • управління підприємством здійснюється відповідно до його установчих документів;
  • власник здійснює свої права щодо управління підприємством безпосередньо або через уповноважені ним органи відповідно до статуту підприємства чи інших установчих документів;
  • для керівництва господарською діяльністю підприємства власник (власники) безпосередньо або через уповноважені органи чи наглядова рада такого підприємства (у разі її утворення) призначає (обирає) керівника підприємства, який є підзвітним власнику, його уповноваженому органу чи наглядовій раді;
  •  керівник підприємства, головний бухгалтер, члени наглядової ради (у разі її утворення), виконавчого органу та інших органів управління підприємства відповідно до статуту є посадовими особами цього підприємства. Статутом підприємства посадовими особами можуть бути визнані й інші особи.

Отже, загальні збори господарського товариства є його найвищим органом управління. Тому засновники є членами керівного органу підприємства та можуть бути направлені у відрядження.

По-третє, чи можна відшкодувати понесені витрати засновнику (без оподаткування), який у справах підприємства відбуває до іншого міста чи до іншої країни?

Це можливо у такому самому порядку, як і для працівників, які направляються у відрядження.

Таким чином, єдиний засновник (засновники підприємства,  учасники товариства) належать до вищого органу управління (загальних зборів). Вони  також можуть входити до виконавчого органу, чи сам засновник може виконувати функції з управління  підприємством (без укладання трудового договору). Тому зазначеним особам витрати на поїздки, пов’язані з господарською діяльністю підприємства, компенсуються без оподаткування на підставі пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ

Умови відшкодування витрат без оподаткування визначені абз. 2 пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ. Там сказано: не є доходом платника податку – фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме:

  • на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);
  • оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов;
  • оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

Зазначені витрати не є об’єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді:

  • транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту;
  • розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів;
  • рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.

Обов’язковою умовою для відшкодування витрат засновника (без оподаткування) є зв’язок з господарською діяльністю.

По-четверте, у разі коли Президента адміністративної ради направляє у відрядження юрособа – нерезидент, а дочірнє підприємством за власний рахунок оплачує витрати, понесені на території України, такі витрати включаються до його доходу як додаткове благо та оподатковуються ПДФО та військовим збором на загальних підставах (лист ДФС від 20.04.17 р. № 8403/6/99-99-13-02-03-15).

Логіка проста: той хто направив у відрядження – має відшкодовувати витрати.

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *